Alegerea spațiului ideal pentru birouri este o decizie importantă care poate influența semnificativ productivitatea și satisfacția angajaților, precum și imaginea și succesul general al companiei tale. Pentru a lua o decizie informată, trebuie să ții cont de mai multe aspecte, iar în continuare îți vom spune care sunt câteva dintre lucrurile pe care trebuie să le știi înainte de a face alegerea finală.
Factori de luat în considerare în evaluarea spațiilor pentru birouri
Pentru a putea face alegerea potrivită când vine vorba de cumpărarea sau închirierea spațiului pentru birouri, trebuie să analizezi cu atenție ofertele disponibile și să le evaluezi luând în considerare mai mulți factori. Cei mai importanți privesc nevoile companiei, caracteristicile spațiului și costurile implicate, dar există și alte aspecte de care trebuie să ții cont, după cum vei vedea mai jos.
Nevoile companiei
Identificarea nevoilor companiei este un pas esențial în procesul de alegere a unui spațiu de birou. Această etapă implică o analiză detaliată a cerințelor organizației, inclusiv a spațiului de lucru necesar pentru angajați, nevoile de întâlnire și conferință, zonele de relaxare sau spațiile de depozitare. În plus, este important să se țină cont de necesitățile specifice ale companiei.
Aspecte de luat în considerare când cauți un spațiu pentru birouri sunt:
- spațiul necesar - se va lua în considerare numărul actual de angajați, dar și planurile de creștere pe termen lung;
- tipul de activități care se vor desfășura în spațiul respectiv - de exemplu, dacă activitatea zilnică implică multă colaborare, spațiile deschise pot fi mai potrivite decât cele cu birouri separate, închise;
- cultura companiei - atmosfera dorită în birou poate varia de la o companie la alta; unii pot prefera un stil formal, în timp ce alții ar putea opta pentru un mediu mai casual sau creativ.
Alegerea spațiului pentru birouri trebuie să fie în concordanță cu aceste nevoi, pentru a asigura un mediu de lucru eficient și plăcut pentru angajați.
Caracteristicile spațiului
Există mai multe caracteristici importante de care trebuie să ții cont. În multe cazuri, locația este una dintre cele mai importante. Este important ca birourile să fie în apropiere de clienți sau de alte companii relevante pentru a facilita colaborările și întâlnirile de afaceri. Contează, de asemenea, și proximitatea față de transportul public. Cât de importantă este locația spațiului pentru birouri numai tu poți stabili însă.
Dimensiunea spațiului este un alt criteriu de considerat. După cum menționam mai sus, acesta trebuie să fie suficient de mare pentru a acomoda nevoile actuale, dar și pe cele viitoare ale companiei. De preferat ar fi ca spațiul respectiv să aibă o configurație flexibilă, ce permite reconfigurarea sa în funcție de nevoile operaționale ale companiei.
În final, nu trebuie trecute cu vederea facilitățile oferite de spațiul de birouri. Astfel, este necesar ca acesta să dispună de spații comune, săli de conferințe, toalete, acces facil la locuri de parcare etc.
Costurile implicate
Costul închirierii este, fără îndoială, unul dintre cele mai importante aspecte de luat în calcul atunci când se alege un spațiu pentru birou. Acesta poate varia în funcție de o serie de factori, printre care și zona în care se află spațiul de birou, dimensiunea acestuia și facilitățile oferite. Prețul de vânzare/chiria, utilitățile și alte costuri asociate, precum taxa de întreținere, trebuie să fie în concordanță cu bugetul companiei.
Trebuie însă ținut cont și de faptul că acestea nu vor fi singurele costuri pe care va trebui să le poți acoperi. După ce ai găsit spațiul ideal, urmează amenajarea sa, ceea ce implică investiții în mobilier, instalații electrice, echipamente IT, vopsirea sau renovarea spațiului etc. În funcție de complexitatea amenajărilor, aceste costuri pot fi semnificative.
Nu trebuie să neglijezi nici costurile „ascunse”. Acestea includ taxe locale sau comunitare, costuri cu parcările pentru angajați, costuri cu schimbarea adresei legale a companiei ș.a.m.d. Aceste costuri pot avea un impact semnificativ asupra bugetului și, deși nu sunt întotdeauna ușor de anticipat, este esențial să le iei în calcul.
Factori suplimentari
Înainte de a lua o decizie finală cu privire la alegerea spațiului de birouri, este necesară luarea în considerare a unor factori suplimentari deosebit de importanți. Unul dintre aceștia este accesibilitatea spațiului pentru persoanele cu dizabilități, dacă acesta este sau nu dotat cu facilități precum rampe, lifturi și toalete adaptate nevoilor acestora.
Securitatea este un alt factor crucial - spațiul de birouri ar trebui să fie echipat cu sisteme de securitate adecvate, cum ar fi camere de supraveghere, sisteme de alarmă și acces controlat. În final, imaginea pe care o reflectă spațiul este esențială. Un spațiu pentru birouri modern, bine amenajat și într-o locație bună poate avea un impact pozitiv asupra reputației companiei și a perceperii acesteia de către clienți, parteneri și angajați.
Sfaturi și recomandări
- Apelează la o agenție imobiliară de încredere - consultanții 24REAL te vor ajuta să găsești spațiul de birouri potrivit într-un timp cât mai scurt; te pot ajuta să identifici nevoile companiei tale, vor analiza și îți vor prezenta toate soluțiile disponibile și îți vor fi alături pe toată durata negocierilor.
- Vizitează personal fiecare potențial spațiu pentru birouri - acest lucru te va ajuta să faci o alegere informată.
- Citește cu atenție contractul de închiriere/vânzare-cumpărare și asigură-te că înțelegi toți termenii și condițiile.
- Negociază prețul de vânzare sau, după caz, chiria, termenul de închiriere și alte clauze importante pentru a corespunde bugetului și nevoilor tale.
- Ia în considere și opiniile angajaților atunci când evaluezi spațiile pentru birouri de vânzare sau de închiriat.
- Nu te grăbi!
Alegerea finală
Alegerea finală a spațiului pentru birouri este un proces complex, care necesită o analiză minuțioasă a tuturor factorilor implicați. Această decizie nu poate fi standardizată, deoarece fiecare companie are nevoi și circumstanțe specifice. De exemplu, un startup în tehnologie ar putea avea nevoie de un spațiu deschis pentru a facilita colaborarea, în timp ce o firmă de avocatură ar putea necesita birouri private pentru a menține confidențialitatea. Cea mai bună alegere depinde de nevoile și circumstanțele specifice ale companiei tale!
Alegerea spațiului ideal pentru birouri poate fi o provocare, dar cu o planificare atentă și o evaluare amănunțită, vei găsi un spațiu care să contribuie la succesul companiei tale. Îți stăm la dispoziție pentru a te ajuta să iei decizia potrivită!